Nettoyer ses données

Une simple question : les informations que vous avez dans vos fichiers sont-elles importantes pour vous ? Il est à parier que vous avez répondu oui. Sinon pourquoi avoir passé du temps ou dépensé de l'argent pour en assurer la saisie ?

Et pourtant, si vous saviez les situations que nous rencontrons, au hasard de nos interventions,...

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Laissez moi vous raconter 3 petites histoires...

 

Évidemment, c'est un lundi matin... Le téléphone sonne....

1) "C’est bizarre, si je fais le point à partir de mon fichier factures, je n’obtiens pas le même résultat que notre comptable avec son logiciel de comptabilité…"

2) "J'ai perdu 4000 fiches sur 8000 dans mon fichier clients !"

3) "Je viens d’expédier un mailing en ayant fait une sélection bien délimitée, et notre responsable commercial a l’impression que j'ai trouvé plus de fiches que j'aurais dû, qu'il y a des doublons…"


Peut-être avez-vous connu une de ces mésaventures, ou une qui lui ressemble…
Vous en êtes en tout les cas conscient, car vous savez que cela n’arrive pas qu’aux autres…
Et comme un homme averti en vaut deux, vous vous dites que vous avez tout prévu et que vous faites des sauvegardes.
Bravo !
Car ce n’est pas encore le cas de tout le monde, aussi incroyable que cela soit !

Mais,
Encore faut-il échapper à d’autres pièges…

1) Sandrine ne comprend rien ! Elle suit les factures avec sa base FileMaker de gestion de clientèle. Tout semble correct.
Pourtant Martine, la comptable, ne trouve pas les mêmes résultats dans son logiciel de comptabilité.
Elles nous appellent au secours.
Une vérification de l'indexation de certaines rubriques nous montre le problème : il y a des factures datées de l'an... 200 !
FileMaker est ancien, certes, mais à ce point là ;-)
Piège N°1 : Sandrine ne savait pas contrôler ses saisies.
Piège N°2 : elle ne savait pas en contrôler l'index.
Et vous ? Savez-vous éviter les pièges 1 et 2 ?

 

2) Robert se trouve mal. Il est attaché de presse, et un client a l'impression qu'il n'envoie pas les mailings à la totalité de la cible visée. Selon son client, il en manque.
Pourtant Robert pose bien sa requête FileMaker et c'est bien le nombre qu'il obtient.
Après analyse des données, il s'avère que Robert n'a pas respecté les règles d'utilisation des listes de valeurs. Et la perte vient de là, même s'il n'a pas les moyens de le voir.
Piège N°3 : Robert ne savait pas gérer correctement les listes de valeurs.
Et vous ? Savez-vous éviter le piège 3 ?

 

3) Jean a de gros soucis avec son fichier.
Il est plein de doublons !
Tout fichier en a un peu, mais là..!
Mais Jean a de la chance :
son ami Robert connaît la problématique des doublons, l'ayant vécu il y a 2 ans de cela.
Il peut l'aider à y voir clair, et joue même les "magiciens" en corrigeant des données.
Piège N°4 : Jean ne sait pas chasser les doublons.
Et vous ? Savez-vous éviter le piège 4 ?
Ou avez-vous un ami Robert en réserve ?

 

En tant que spécialiste FileMaker depuis 1987, nous sommes régulièrement contactés par des entreprises que nous ne connaissons pas et qui se trouvent coincées dans de telles mésaventures. Lorsque nous proposons d’intervenir, tout en précisant qu’il n’y a aucune garantie de résultat, j’obtiens à chaque fois la même réponse :
« De toutes façons, on n’a pas le choix, c’est un fichier stratégique pour nous,… »

Faux !
Vous avez plus de choix que vous croyez !
1   Le premier choix est de déterminer ce qui est stratégique pour vous, ou non.
2   Le second est de mettre ou non en place les préventions voulues en fonction du choix 1…
Cela coûte en temps et en argent ? Certes ! Mais combien vous coûtera la perte de vos données, ou, au mieux, leur récupération en catastrophe ?

Comme le disait avec un brin d'humour un réparateur micro de mes amis :
"Vous trouvez la prévention trop chère ? Essayez donc la réparation …"

Permettez-moi une autre question.
S'il vous était possible d'apprendre à :
• mieux sécuriser vos données,
• vérifier facilement la cohérence de ce qui est saisi,
• éviter les pièges dans lesquels tombent beaucoup d'utilisateurs,
seriez-vous intéressé ?
Pour notre part, nous préférons vous aider à mieux organiser ce qui est essentiel pour vous, à exploiter vos données de façon rapide et intelligente, à en faire un outil de progression de votre activité.
Nous préférons vous rendre le plus autonome possible, et vous apprendre, au minimum, à vous protéger.
C’est le but de ce Cahier pratique FileMaker.

Bien sûr, nous restons prêts à intervenir si nécessaire. Mais pour être franc, cela ne nous amuse pas de passer des heures à triturer vos fichiers malades.
Certes, si on réussit, on passe pour des héros ;-)
Mais si on n’y arrive pas, vous aurez payé pour rien. Et nous n'aimons pas cela !

Alors, prenez dès aujourd’hui une bonne résolution pour l’avenir de vos fichiers
Appuyez-vous sur notre cahier Nettoyer les données de sa base FileMaker.

Une intervention d'un spécialiste FileMaker coûte entre 100 à 150 € HT de l'heure (hors déplacements).

Pour le prix de moins d’une demi-heure d’intervention, vous apprendrez comment éviter un certain nombre de ces interventions, ou au minimum à les réduire de manière conséquente. Comment éviter le stress, le temps perdu, le travail inutile,… et tous les coûts cachés qu’apportent de tels ennuis…

Oui, nous verrons ensemble :
• Comment bien utiliser les listes de valeurs et éviter leur piège
• Comment contrôler vos données indexées
• Comment dédoublonner vos fichiers
• Et d’autres points encore….

 

Voilà, votre choix est au bout de votre souris…

Pleurer vos données ou vous procurer dès aujourd'hui :
notre cahier pratique
+
son fichier d'excercices.

Car c’est un outil pratique. Pas simplement de la théorie…
Un fichier FileMaker l’accompagne, pour mieux comprendre, faire des tests,… sans menacer vos propres fichiers : "Nettoyage.fp7".

C'est aussi un outil testé, car nous l'avons utilisé de différentes façons lors de formations.
Il s'appuie tant sur notre expérience, que sur les réactions des stagiaires.

Je suis très heureux de vous le proposer aujourd'hui... et j'ai hâte d'avoir vos réactions...

 

Michel Lansard

 

PS : ce cahier appartient aussi au Pack Découverte

 

Dernière mise à jour pour les versions 10 et 11 : septembre 2011.

  • Appartient au Pack Découverte
  • Commentaire : Pour compléter ce cahier, Fiches Astuce n°7 (rechercher avec l'Index), n°11 (Enregistrer un fichier), n°13 (Partager un fichier en réseau), n°30 (Changer des listes de valeurs), Pack 2 sur Listes de valeurs.
  • Date de parution : Février 2009
  • Dernière actualisation : Septembre 2011
  • Fichier(s) : Document(s) pdf + fichier(s) fmp12 + 2 fichiers xlsx à importer dans le fichier Publications
  • Niveau : Débutant

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